WhatsApp koppelen

Met WhatsApp Business gekoppeld kunnen klanten een rit aanvragen door je een bericht te sturen, en krijgen passagiers hun berichten via WhatsApp in plaats van sms. Het werkt met je eigen zakelijke nummer.

Koppelen

Alleen de eigenaar kan WhatsApp koppelen.

1. Ga naar Instellingen → Koppelingen en klik bij WhatsApp Business op Koppelen met WhatsApp.
2. Er opent een pagina met dezelfde knop. Klik erop: er opent een venster van Meta. Opent het niet, sta dan pop-ups toe voor deze site en probeer het opnieuw.
3. Log in bij Meta, kies of maak je WhatsApp Business-account en bevestig je zakelijke nummer met een code.
4. Terug in Ritzel staat je nummer met verbonden. Staat er In behandeling bij Meta, dan controleert Meta je nummer nog. Dat duurt meestal een paar minuten; kijk straks opnieuw.

Wil je een ander nummer, klik dan eerst op Ontkoppelen. Na ontkoppelen gaan berichten aan passagiers weer als sms.

Aanvragen via WhatsApp

Zet Ritaanvragen via WhatsApp aan en klik op Opslaan. Stuurt een klant je bijvoorbeeld: "Kunnen jullie vrijdag om 7:15 iemand sturen naar Hotel Okura? Moet naar Schiphol, 2 personen met koffers. Vlucht KL 1027." Dan haalt Ritzel daar datum, tijd, ophaaladres, afzetadres, passagiers, bagage en vluchtnummer uit. Wat Ritzel niet kan lezen, blijft leeg.

De aanvraag verschijnt onder Nu aandacht nodig als kaart Aanvraag via WhatsApp, met het label controleren. Eigenaren en planners krijgen er een melding van. Op de kaart:

• Inplannen opent een nieuwe rit, al ingevuld met wat Ritzel uit het bericht haalde. Controleer de rit en sla hem op.
• Antwoorden opent het gesprek in WhatsApp.
• Afgehandeld haalt de kaart weg.

Kent Ritzel het nummer, omdat het bij precies één klant als contact staat, dan staat die klant erbij. Anders staat er Onbekend nummer en kies je zelf de klant.

Automatisch antwoord

Bij Automatisch antwoord schrijf je de tekst die de klant terugkrijgt. Bij Antwoord sturen kies je Altijd, Alleen buiten kantooruren of Nooit. Kies je buiten kantooruren, dan stel je de tijden en dagen in. Een klant krijgt het antwoord hooguit één keer per dag, ook als hij meerdere berichten stuurt.

Link voor klanten

Klik bij Link voor klanten op Kopieer link. De link opent WhatsApp met het bericht "Ik wil een rit aanvragen". Zet hem op je site, in je mailhandtekening of in een QR-code.

Berichten aan passagiers

Ga naar Instellingen → Tracking voor klanten en kies bij Versturen via voor WhatsApp, sms als terugval. Die keuze kan alleen als WhatsApp gekoppeld is. Een planner kan dit ook instellen; koppelen kan alleen de eigenaar.

Het bericht gaat naar de contactpersoon van de klant met het label rijdt mee. Is de rit ingepland vanuit een WhatsApp-aanvraag van een onbekend nummer, dan gaat het naar dat nummer. In de teksten kun je {naam}, {chauffeur}, {tijd}, {ophalen}, {datum} en {link} gebruiken.

Voor sms heb je een Sms-afzender nodig: de naam waarmee de sms binnenkomt, maximaal 11 tekens. Die stelt de eigenaar in. Zonder sms-afzender en zonder goedgekeurde WhatsApp-tekst gaat er niets naar de passagier.